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So beteiligen Sie den Fiskus am Geschäftsessen

Ohne ein leckeres Essen a­rbei­tet es sich nur halb so gut. Damit eine Be­wir­tung zum Geschäfts­essen wird, sollten Sie die For­ma­lien kennen, die das Finanz­amt ver­langt. Wir sagen Ihnen, wann und wie Sie be­trieb­liche Be­wir­tun­gen steuer­lich gel­tend machen können.

Text: DATEV


Essen gehört zum Leben dazu – deswe­gen betra­chtet es das Finan­zamt eigentlich als Pri­vat­sache, egal, ob Sie im Restau­rant, in der Kan­tine oder daheim speisen. Anders sieht die Sache jedoch aus, wenn Sie Kun­den zum Geschäft­sessen ins Restau­rant ein­laden oder Ihren Mitar­beit­ern ein Cater­ing während eines anstren­gen­den Pro­jek­ts spendieren. Dann geht das Finan­zamt davon aus, dass die Bewirtung betrieblich ver­an­lasst ist. Die Folge: Sie kön­nen die Aus­gaben dafür steuer­lich gel­tend machen. Zu diesen Bewirtungskosten gehören vor allem die Aus­gaben für Essen und Getränke, aber auch das Trinkgeld für den Kell­ner oder die Gebühren an der Garder­obe.

Geschäftsessen für Kunden oder Bewirtung der Mitarbeiter

Die Finanzver­wal­tung unter­schei­det bei der Bewirtung, wen Sie ein­laden. Entwed­er die Bewirtung find­et aus nicht geschäftlichem Anlass statt – dabei han­delt es sich in der Regel um die Bewirtung der Mitar­beit­er – oder es gibt einen geschäftlichen Anlass. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie einen Kun­den nach erfol­gre­ichem Ver­tragsab­schluss zum Geschäft­sessen ein­laden. Auch Restau­rantbe­suche mit Liefer­an­ten, Beratern oder selb­st poten­ziellen Kun­den betra­chtet das Finan­zamt als Geschäft­sessen. Denn der Geschäftsab­schluss als solch­er ist nicht entschei­dend dafür, ob Sie die Kosten für das Geschäft­sessen abset­zen dür­fen. Ob das Geschäft­sessen sich später tat­säch­lich für Sie in mehr Umsatz nieder­schlägt, hat das Finan­zamt damit nicht zu inter­essieren.

Wichtig ist, dass Sie die For­malien für der­ar­tige Geschäft­sessen beacht­en. So müssen Sie die Kosten in Ihrer Buch­hal­tung getren­nt aufze­ich­nen. Der beru­fliche oder betriebliche Anlass muss deut­lich aus dem Beleg der Bewirtung her­vorge­hen. Sie benöti­gen einen maschinell erstell­ten und reg­istri­erten Rech­nungs­be­leg ein­er Reg­istri­erkasse. Eben eine ord­nungs­gemäße Rech­nung, wie sie das Umsatzs­teuerge­setz vorschreibt. Denken Sie später daran, den Bewirtungs­be­leg zu kopieren oder einzus­can­nen. Meist han­delt es sich bei den Restau­rant-Quit­tun­gen um Belege auf Ther­mopa­pi­er, die die zehn­jährige Auf­be­wahrungs­frist nicht les­bar über­ste­hen.

Anlass: so konkret wie möglich

Darüber hin­aus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teil­nehmer, der Anlass der Bewirtung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzel­nen Preise aufge­führt sein. Die Adressen der Teil­nehmer sind nicht erforder­lich, aber das Finan­zamt darf im Zweifels­fall nach­hak­en. Den Anlass soll­ten Sie möglichst detail­liert beschreiben und sich nicht auf das Stich­wort „Geschäft­sessen“ beschränken. Acht­en Sie auch darauf, dass das verzehrte Menü genau auf der Rech­nung ste­ht. Ein Sam­mel­be­griff wie „Speisen und Getränke“ führt in aller Regel dazu, dass das Finan­zamt den Betrieb­saus­gaben­abzug stre­icht. Mit Ihrer Unter­schrift bestäti­gen Sie, dass die Angaben kor­rekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu ver­voll­ständi­gen, füllen Sie ihn daher am besten direkt im Restau­rant aus.

Die Kosten für das Geschäft­sessen dür­fen Sie lediglich zu 70 Prozent als Betrieb­saus­gaben abset­zen – essen müssen Sie schließlich sowieso. Der beschränk­te Abzug gilt jedoch nur für die einkom­men­steuer­liche Seite. Bei der Umsatzs­teuer kön­nen Sie den 100-prozenti­gen Vors­teuer­abzug aus der Bewirtungsrech­nung nutzen. Auch die Aufze­ich­nungspflicht­en greifen hier nicht. Damit kön­nen Sie die Vors­teuer aus Bewirtungs­bele­gen auch dann gel­tend machen, wenn Sie nicht an die for­malen Aufze­ich­nungspflicht­en für Geschäft­sessen gedacht haben. Dies gilt nach aktueller Recht­sprechung selb­st dann, wenn die Pflich­tangaben auf Bewirtungs­bele­gen nicht zeit­nah und zunächst nicht voll­ständig erfasst wur­den.

Voller Steuerabzug für Mitarbeiter-Bewirtung

Spendieren Sie Ihren Angestell­ten ein Essen oder lassen die Bewirtung für eine lang­wierige Besprechung ins Haus liefern, dür­fen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steuer­lich anset­zen. Das gilt aber nur, wenn wirk­lich alle Verköstigten zu Ihren Mitar­beit­ern gehören. Sobald auch nur eine Per­son am Essen teil­nimmt, die nicht zu Ihren Mitar­beit­ern zählt, wird aus dem betrieblichen ein geschäftlich­er Anlass – und die Aus­gaben sind nur noch beschränkt abzugs­fähig.

Bewirten Sie Ihre Arbeit­nehmer, soll­ten Sie den Anlass begrün­den. Das kön­nen Sie zum Beispiel mit dem Ablauf ein­er inter­nen Schu­lung oder der Tage­sor­d­nung ein­er Pro­jek­tbe­sprechung tun. Außer­dem soll­ten Sie darauf acht­en, ob es sich um eine Bewirtung aus beson­derem Anlass han­delt oder um ein Beloh­nungsessen außer Haus. Die Bewirtung der Angestell­ten ist bei einem außergewöhn­lichen Arbeit­sein­satz steuer- und sozialver­sicherungs­frei. Dieser ist beispiel­sweise gegeben, wenn inner­halb kurz­er Zeit viel Arbeit zu tun ist. Außergewöhn­liche betriebliche Besprechun­gen kön­nen eben­falls Anlass für ein Arbeit­sessen sein. Entschei­dend ist, dass solche Essen nicht regelmäßig stat­tfind­en.

Allerd­ings dür­fen Sie pro Mitar­beit­er nicht mehr als 60 Euro inklu­sive Umsatzs­teuer aus­geben. Diese Frei­gren­ze soll­ten Sie unbe­d­ingt beacht­en. Denn wenn die Kosten pro Arbeit­nehmer den Betrag auch nur um einen Cent über­steigen, wird die kom­plette Summe steuerpflichtig. Das Beloh­nungsessen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restau­rant nach der monatlichen Team­sitzung – zählt zum Arbeit­slohn und ist damit lohn­s­teuer- und sozialver­sicherungspflichtig. Hier kön­nen Sie jedoch die Frei­gren­ze für Sach­bezüge von monatlich 44 Euro nutzen, wenn diese nicht schon durch andere Zuwen­dun­gen aus­geschöpft ist. Dazu müssen kein per­sön­lich­es Ereig­nis und kein betrieblich­er Anlass vor­liegen. Das set­zt aber voraus, dass diese Frei­gren­ze im betr­e­f­fend­en Monat noch nicht durch andere Sach­bezüge – zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine – aufge­braucht wor­den ist.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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